Tudo o que você precisa saber para um evento corporativo de sucesso

Esse tipo de atividade aproxima, fortalece e amplia a rede de contatos, além de gerar maior expansão do negócio e alcance do público-alvo potencial

Eventos corporativos são ótimos caminhos para o desenvolvimento de um contexto que objetiva criar aproximações com clientes, fornecedores e proporcionar estreitamento das relações entre departamentos e membros da equipe.

É grande o número de empresas que têm aderido a esse tipo de atividade para otimizar vendas, lançar novos produtos ou serviços, motivar colaboradores e aperfeiçoar a comunicação.

Atitudes que você deve tomar para promover eventos corporativos de sucesso

Existem vários motivos para aproximar a empresa de clientes, fornecedores ou colaboradores. Nisso também estão inclusas atividades que também podem ser informais. Independente da situação, os seguintes passos devem ser dados:

Planejamento

Você não pode encarar o evento da sua empresa como as atividades executadas apenas no dia da sua realização. Antes disso, é necessário definir a natureza da ocasião, quem participa e qual a pauta.

Escolha do espaço adequado

O conceito de versatilidade deve acompanhar todo o desenvolvimento dessa etapa. Leve sempre em consideração que tudo deve estar de acordo com as necessidades dos participantes.

Diante disso, é necessário que o espaço para eventos atenda aos seguintes requisitos: boa localização – segura e de fácil acesso –, infraestrutura adequada para a quantidade de pessoas, opções de hospedagem (em caso de reuniões mais longas), espaço para alimentação e coffee break, e equipe de apoio.

Com isso em mente, você irá descobrir que os locais que mais se adequam a esses itens são os hotéis com uma boa estrutura para eventos. Nesse quesito, o Grand Hyatt Rio de Janeiro é a melhor opção.

O hotel se preocupa com todos os detalhes para que os participantes possam aproveitar a ocasião da melhor forma. Ele está localizado na Barra da Tijuca, região privilegiada e segura no Rio de Janeiro que tem fácil acesso a partir dos principais pontos da cidade.

Ambientes para todos os tipos de evento- O único resort da Barra conta com uma área de mais de 2.000 m²  dedicados a eventos. Os ambientes versáteis e flexíveis comportam atividades de pequeno a grande porte.

Salas de reuniões sofisticadas- Esses espaços possuem boa iluminação, mobília moderna e sofisticação. Outro ambiente informal, as loft kitchens com cozinha gourmet, reúnem conforto, praticidade e  trazem dinamismo a qualquer evento.

Suporte técnico- O centro de negócios dispõe de equipamentos audiovisuais de última geração para aprimorar a experiência de todos os envolvidos no evento.

Ambientes para festas e conferências- Esses espaços possuem varandas, mobília sofisticada, cadeiras confortáveis e áreas externas e internas climatizadas.

Atendimento profissional exclusivo- A equipe especializada do Grand Hyatt Rio de Janeiro vai estar presente em cada etapa para que tudo ocorra da melhor forma. A experiência positiva já começa pelo acesso, com check-in especial para grupos.

Espaços na medida certa- Entre o Espaço Tano, Espaço Lagoa, Rio Ballroom e o Grand Ballroom, você pode escolher o que mais se adequa ao porte e às necessidades do seu evento.

Acomodações sofisticadas- O Grand Hyatt oferece 436 quartos para aproveitar o conforto de um hotel 5 estrelas enquanto se prepara para uma reunião.

Áreas de lazer e bem-estar- Os participantes podem desfrutar das áreas de lazer, Spa, fitness center, piscina e restaurantes.

Complexo gastronômico- O Grand Hyatt Rio de Janeiro conta com um vasto e diversificado café da manhã. Além disso, é possível realizar as refeições no Shiso, que oferece o que há de melhor da culinária oriental.

Para os adeptos da cozinha brasileira e das receitas cariocas aconchegantes, o Cantô apresenta um cardápio que reúne tradição e modernidade.

Equipe responsável pela organização

Especialistas da área de eventos possuem conhecimento e estratégias assertivas de divulgação, cronograma, relacionamento e mediação de conflitos.

É importante escolher uma boa data

Evite marcar seu evento para dias que estejam muito próximos a feriados e datas comemorativas. Só promova esse tipo de atividade aos finais de semana se o público apresenta perfil para isso.

Para garantir maior adesão, o ideal é enviar avisos aos participantes via e-mail para que eles se organizem e se certifiquem de que a data do evento está se aproximando.

Uso inteligente das estratégias de promoção

Eventos de sucesso devem ser organizados a partir de processos que levam em consideração a elaboração de campanhas de follow-up. Isso implica em investimentos indispensáveis em meios de divulgação.

Dessa forma, o engajamento dos envolvidos começa pelo convite e pelas estratégias de integração entre os participantes antes mesmo da realização em si. Esse tipo de abordagem melhora a imagem positiva de empresa.

Além disso, ele reforça os conceitos que estão relacionados à missão, visão e valores do negócio, bem como os princípios responsáveis por otimizar a produtividade e o relacionamento interpessoal.

Uma das principais vantagens dos eventos corporativos é o caminho que eles abrem para aprimorar o relacionamento entre os integrantes da corporação e, assim, garantir um ambiente de trabalho mais produtivo.

Divulgação assertiva

Os meios e recursos de divulgação podem gerar efeitos de adesão positivos. Isso é potencializado pela força das redes sociais, ambiente por onde circula quase que a totalidade dos participantes.

Portanto, o ideal é criar perfis, lançar hashtags e compartilhar informações que dão pistas acerca do que está por vir. A vantagem desse recurso está na possibilidade de criar um contexto espontâneo e descontraído.

Comunicação amigável

Para manter a atenção do público, é fundamental criar ações que aproximam os participantes a partir de conteúdos e proposições fluidos e sem ruídos. Em outras palavras, é necessário usar uma linguagem que não crie barreiras.

Mesmo que seja um assunto com seriedade significativa, é possível abordá-lo por meio de atividades mais dinâmicas, como intervenções lúdicas, auxílio de recursos audiovisuais, quebra de expectativas em relação ao espaço, entre outros.

Mais motivação entre os colaboradores

Em situações de criação de novos departamentos ou contratação de novos funcionários, por exemplo, é possível que os colaboradores, por meio de eventos corporativos, tenham maior conhecimento acerca da dinâmica do negócio.

Com isso, a motivação e o engajamento são uma consequência, e a rotina de trabalho tende a ser mais fluida e proveitosa, uma vez que todos terão consciência de que a atuação individual é imprescindível para o alcance de metas e objetivos.