Evento empresarial – 09 problemas que você pode evitar com a escolha do lugar ideal

Facilidade de acesso e equipe treinada são diferenciais que farão o seu evento corporativo ser um sucesso

Realizar um evento empresarial é uma responsabilidade que pode impactar na sua carreira. Para se destacar e, ainda, proporcionar um momento adequado para que os profissionais possam atuar, é essencial escolher o melhor local.

Ao selecionar um espaço preparado para receber o seu evento, é possível evitar os problemas a seguir, que o tornariam uma experiência frustrante para qualquer um:

Inexistência de planejamento

Todo evento deve ser planejado, de forma que toda a organização saiba o que irá ocorrer, em qual momento, quem são as pessoas envolvidas, qual é o local exato e assim por diante. Essas informações tornam o evento corporativo mais previsível e, portanto, mais seguro.

Além da existência de um cronograma para o dia do evento, é importante haver um planejamento anterior. Ele deve conter informações como a data, a duração, o público-alvo, a equipe, os recursos necessários e tudo que for relevante para o acontecimento.

Baixo quórum

Ver o evento vazio é o principal medo de quem está por trás da organização. Em algumas situações, isso pode acontecer.

Eventos em local de difícil acesso, por exemplo, correm o risco de ficarem vazios caso a região não disponha de estacionamento ou transporte público. Dias chuvosos também tendem a esvaziar o evento, principalmente se ele for realizado em um local ao ar livre.

Capacidade insuficiente

Outro fator que assusta os organizadores é um evento lotado demais. O risco de faltar mesas, cadeiras, canetas e alimentação é alto, assim como de as pessoas que estão atrás terem a visão e a audição do evento prejudicadas, de o ar condicionado não atender a demanda e muitos outros.

É por essa razão que o planejamento do seu evento deve contemplar o RSVP. Procure incentivar os participantes a confirmar a presença. Considere uma quebra de 10 a 50%, dependendo do tipo de evento, e jamais confirme um volume de pessoas além disso.

Estacionamento

Contar com um local seguro, coberto e próximo para estacionar faz toda a diferença para quem vai de carro ao evento. A presença fica ainda mais atrativa caso a empresa se ofereça para cobrir o custo do estacionamento.

Considere também os participantes que não usarão próprio carro para chegar e sair do evento. A boa oferta de táxis e de transporte público é importante para essas pessoas.

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Imprevistos com recursos de áudio e vídeo

Esse é um tipo de dificuldade que quase sempre ocorre nos eventos. Falha no microfone, vídeo entrando na hora errada, música muito alta… Apesar de serem imprevistos compreensíveis, o ideal é que eles não ocorram.

Para evitá-los, é preciso realizar os testes antes do início do evento e, de preferência, contar com um plano B para algumas situações.

Equipe despreparada

Você deve estar totalmente pronto para atender o evento. Se você se envolveu em todas as etapas do planejamento, é muito provável que você esteja preparado para essa tarefa, assim como a sua equipe.

Confira também se a equipe que atua no local selecionado está capacitada para realizar o trabalho. O ideal é contar com profissionais experientes, que já conheçam o local e que tenham participado do planejamento para que todos os detalhes saiam conforme o esperado.

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Ambiente sujo

A falta de limpeza deixa o ambiente com um aspecto desleixado e descuidado e não contribui para que os participantes se sintam bem-vindos e à vontade no local.

Ao escolher o local, verifique se a equipe de limpeza está incluída e como será a atuação. As áreas prioritárias devem ser aquelas onde os participantes passarão a maior parte do tempo, além dos banheiros.

Falta de alimentos

Em eventos em que haverá um coquetel, um jantar ou a entrega de brindes, por exemplo, sempre fica uma apreensão em relação a quantidade de alimentos e bebidas. O ideal é que em hipótese nenhuma eles faltem – salvo se o evento já estiver muito próximo ao término.

Para evitar essa saia justa, é preciso informar a equipe da cozinha com antecedência sobre o número de participantes confirmados no RSVP. Além disso, tenha certeza que profissionais irão estar presentes até o evento acabar.

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Percepções negativas

Quando o evento termina, tudo o que o organizador deseja é ouvir feedbacks positivos. Se você não deixar que os pontos levantados acima ocorram no seu evento empresarial, você com certeza será reconhecido após um longo dia de trabalho.

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Evento empresarial no Grand Hyatt

Em São Paulo e no Rio de Janeiro, o Grand Hyatt conta com ambientes dinâmicos, versáteis e confortáveis para realizar reuniões, palestras, treinamentos e confraternizações de final de ano para as empresas.

O hotel tem capacidade para comportar qualquer tamanho de evento com o auxílio de uma equipe especializada em atender às necessidades do seu evento. Ambos os espaços estão localizados em regiões de fácil acesso e extremamente seguras.

Caso seja necessário, os participantes do evento podem se hospedar no hotel com condições especiais de tarifa. Além de aproveitarem um evento preparado com seriedade e qualidade, eles poderão desfrutar de todos os benefícios do nosso hotel de alto padrão.

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O que achou das nossas dicas? Deixe nos comentários a sua experiência e aproveite para conhecer os demais serviços que o Grand Hyatt oferece, como: Mini Wedding, pacotes de inverno e muito mais!