Checklist do evento perfeito: saiba como escolher o local e o que não pode faltar

Escolher o local certo pode ser o ponto focal para organizar todos os detalhes de um evento de sucesso

Organizar eventos não é uma tarefa fácil. Para que tudo saia exatamente como o planejado, é preciso se atentar a vários pontos, agir de maneira estratégica, ter jogo de cintura para resolver contratempos e tomar decisões que façam sentido para a proposta desejada e a satisfação dos participantes.

De certa forma, tudo isso acaba se encontrando no espaço onde o evento é realizado. Veja a seguir um checklist com os pontos mais importantes para planejar eventos e por que a escolha do local é peça chave nessa missão.

Tipo de evento

O primeiro passo é determinar o tipo de evento, já que isso vai determinar toda a logística da organização.

Embora existam várias categorias, há duas principais:

• Eventos sociais: festas de aniversário, casamento, bodas, batizados, formaturas, etc.
• Eventos corporativos: palestras, convenções, reuniões de negócios, conferências, treinamentos, congressos, etc.

Aqui, também é importante se fazer algumas perguntas para entender melhor sobre a ocasião e como organizá-la: Qual o objetivo e o que não pode faltar no evento? Quem são os participantes/convidados? O que eles procuram? Como é possível atender a essas expectativas?

Orçamento

Depois de responder a essas questões, é indispensável definir o valor que será gasto para realizar o evento. Se possível, por precaução, também é interessante reservar uma quantia extra para cuidar de imprevistos que possam aparecer pelo caminho.

Pense nos custos necessários com local, decoração, equipamentos, staff, alimentação, entre outras necessidades que variam de caso para caso.

Essa é a hora de fazer pesquisas, ligar para fornecedores e colocar a calculadora para trabalhar.

Número de convidados/participantes

Projetar o número de convidados ou participantes que devem comparecer ao evento é essencial para compreender pontos importantes, como tamanho do local, número de cadeiras e mesas, quantidade de comidas e bebidas, entre outros fatores. Consequentemente, isso também ajuda a definir o budget.

Nos estágios iniciais do planejamento, tudo bem não ter um número exato de participantes, mas é interessante ter uma média ou, pelo menos, um limite.

Por exemplo: a estimativa é de que 150 convidados compareçam a um casamento, ou uma conferência de negócios tem o limite de 400 participantes.

Com essa base em mente, fica mais fácil dar os primeiros passos até que o número final seja cravado.

Data

A data é outro aspecto crucial. Os organizadores tendem a preferir certo dia, mês ou época do ano, mas muitas vezes esses planos podem ser frustrados devido à disponibilidade dos locais de eventos.

Por isso, é importantíssimo que a data seja determinada com antecedência, até mesmo para que haja tempo hábil para organizar todos os outros detalhes.

Também vale prestar atenção no calendário e na própria natureza para marcar um evento. Se o intuito é que a celebração aconteça em um período em que muitas pessoas viajam, como festas de fim de ano ou carnaval, talvez seja melhor repensar a data.

No mesmo sentido, prestar atenção nas estações e na previsão do tempo também conta muito. Se o evento for ao ar livre, é bom evitar épocas muito chuvosas ou tomar providências para que a festa não acabe mesmo se chover.

Alimentos e bebidas

Ao tirar as pessoas de suas casas e pedir um espaço do tempo delas para prestigiar seu evento, é dever do organizador proporcionar uma boa experiência aos participantes e convidados. Dentre todos os tópicos que isso implica, a alimentação é uma das mais fundamentais.

Ao determinar quantas pessoas devem comparecer, quanto é possível gastar e que tipo de encontro está sendo organizado, é possível ter noção sobre quantidades e estilo dos pratos e bebidas.

Na definição do cardápio, é preciso conhecer quem vai ser alimentado. Existem veganos, vegetarianos ou pessoas com qualquer outro tipo de restrição alimentar? O que combina mais com o público, um churrasco ou coquetel? Crianças, idosos e estrangeiros estão na lista de convidados/participantes? 

Com o catering, montar o menu se torna mais simples, já que profissionais com experiência na área saberão quais são as melhores opções de receitas, ingredientes, apresentação, entre outros detalhes.

Espaço do evento

Todos os pontos acima, em algum momento, se encontram no local de realização do evento. Espaços mais completos oferecem inúmeras soluções que unificam os passos do planejamento em uma coisa só, tornando tudo bem mais prático e rápido.

Isso significa que existem locais que oferecem todo o suporte necessário para a organização de um evento social ou corporativo, com equipe especializada, consultoria, personalização de ambientes, decoração e equipamentos próprios, time de cozinheiros e garçons, contato com fornecedores de confiança e muito mais.

Além disso, é importante dar preferência a espaços com algumas características específicas:

• Área grande o bastante para acomodar os convidados/participantes de maneira confortável
• Banheiros, saídas de emergência, móveis e equipamentos audiovisuais de qualidade, boa infraestrutura, acessibilidade, etc.
• Autorizações e licenças asseguradas pelos órgãos competentes (bombeiros, prefeitura, vigilância sanitária…)
• Profissionais experientes e qualificados
• Sistema eficiente de comunicação e resolução de problemas
• Boas avaliações de clientes antigos
• Localização favorável (com policiamento, lugar seguro para estacionar, próxima a comércios e serviços essenciais, boas condições de transporte, fácil acesso…)

Eventos no Grand Hyatt São Paulo

O Espaço Grand Hyatt, a área de eventos do Grand Hyatt São Paulo, tem tudo isso e muito mais.

São mais de 3.000 m² divididos entre 17 salas e salões dedicados exclusivamente à realização de eventos sociais e corporativos, com capacidade que varia entre 10 e 1200 pessoas. 

Recentemente renovado, o local também conta com iluminação natural, climatização, dispositivos multimídia, decoração elegante e os melhores profissionais do ramo.

Clique aqui para saber mais detalhes, solicitar o seu orçamento e começar a planejar o evento dos seus sonhos agora mesmo!