Guia completo para fazer eventos em um hotel

Passos básicos para realizar o seu evento corporativo ou social em um hotel

Organizar um evento de qualidade, daqueles que é difícil esquecer, não é uma tarefa fácil.

É necessário um local espaçoso e funcional, boa estrutura, planejamento completo, equipe de coordenadores qualificados e custo-benefício que valha a pena de verdade.

Tudo isso pode ser alcançado em hotéis para eventos corporativos e sociais, que apresentam as melhores soluções para a realização de palestras, convenções, reuniões, jantares, festas, casamentos e muito mais.

Definir a data do evento

A definição da data é algo óbvio, mas pode ser algo mais complexo do que parece.

Eventos sociais, como casamentos e festas de aniversário, geralmente são realizados nos finais de semana, quando é certo que a maioria das pessoas não precisam trabalhar.

Já os eventos corporativos costumam acontecer em dias úteis e contam como atividades do próprio trabalho.

Também vale fazer os eventos em feriados, mas é preciso anunciar aos convidados com bastante antecedência, já que muita gente costuma viajar nesses dias.

A definição da data pode dar algumas dicas sobre o planejamento. Por exemplo: se o evento acontecer em março, que é um mês tipicamente chuvoso, é melhor que haja uma estrutura coberta para fugir da água.

Pesquisar hotéis

Na hora de pesquisar por um hotel para eventos corporativos e sociais, considere alguns fatores:

Estrutura de eventos (espaços específicos para essa finalidade)
Estrutura geral do hotel (acomodações e áreas comuns)
Se existe uma equipe de eventos no hotel
Como funciona o fornecimento de comida, decoração, móveis e equipamentos de audiovisual
Localização
Transporte público ao redor do hotel
Segurança

Contatar o hotel com antecedência

Depois de escolher os hotéis que mais correspondem a sua necessidade, chega a hora de obter informações mais detalhadas e fazer orçamentos.

É indispensável que esse primeiro contato seja feito com o máximo de antecedência possível para garantir a reserva da data desejada e ter tempo hábil para organizar tudo com calma.

A seleção final, ou seja, a escolha definitiva do hotel, vai depender dos valores e condições de pagamento, disponibilidade de agenda, atendimento e melhor compatibilidade com as particularidades de cada evento.

Fazer o planejamento com a ajuda da equipe de eventos

Finalmente selecionado o hotel para eventos corporativos e sociais, é preciso fazer o planejamento do grande dia junto à equipe de eventos.

Por terem bastante experiência na área, os profissionais do hotel não apenas organizam a parte operacional, mas também apresentam as melhores soluções, sempre pensando nas características individuais de cada tipo de evento e atendendo às demandas dos clientes.

Comunicar sobre qualquer tipo de mudança o quanto antes

Mesmo com tudo acordado no papel, imprevistos podem acontecer.

A lista de convidados aumentou ou diminuiu? O cardápio precisa de alterações? A decoração deve seguir outro padrão de cores? O palco de apresentações tem que ser maior?

Seja qual for a mudança, é muito importante que o hotel seja avisado o mais rápido possível para que os ajustes sejam feitos dentro do prazo e com o máximo de qualidade.

Surpresas são legais, mas não na organização de um evento.

Realize seu evento no Grand Hyatt Rio de Janeiro

Com mais de 2000 m² de espaços destinados exclusivamente para a realização de eventos, as áreas são divididas entre salas de reunião com cozinha gourmet, centro de negócios e salões com varanda.

Para recepcionar os convidados da melhor maneira, há uma entrada e check-in especiais para o grupo, além de equipamentos multimídia (telões, televisões, projetores, caixas de som, microfones, etc.), menus personalizados e estacionamento com manobrista.

Os principais espaços são:

Grand Ballroom: indicado para grandes eventos, comporta de 600 (montagem de banquete) a 720 pessoas (no estilo auditório); tem pé-direito de 6 metros de altura, foyer interno, iluminação natural e terraço privativo com uma bela vista da Lagoa de Marapendi

Rio Ballroom: com capacidade de 260 a 330 convidados, conta com pátio privativo, muro verde, paredes de vidro, muita luz natural e vista para a Lagoa

Espaço Lagoa: é composto por 10 salas de reunião com vista para a Lagoa de Marapendi e Praia da Barra, duas loft kitchens, lounge e terraço abertos